10 idées clés pour un cahier des charges (tout à fait) inutile

Il est bien connu que les entreprises peuvent se permettre de dépenser leur temps sans compter.

Abondance de ressources, absence d’imprévus, environnement informatique extrêmement simple, compréhension immédiate de vos besoins par votre prestataire…

Vous reconnaîtrez évidemment votre entreprise à travers ces quelques facteurs de succès classiques.
D’ailleurs, peut-être en avez-vous assez de voir chaque projet mené autour de vous réussir du premier coup ?
Et si pour une fois vous vous essayiez au plaisir indicible du faire, défaire et refaire ?

Cet article est pour vous !

Voici donc sans plus attendre 10 conseils imparables pour rater votre cahier des charges :

 

1. Ne détaillez pas votre environnement

Non, un bon prestataire sera suffisamment averti pour interpréter sans erreur votre mode de fonctionnement, vos impératifs et vos objectifs finaux. D’ailleurs, s’il ne pose aucune question, cela sera bien la preuve qu’il a tout compris du premier coup, et certainement pas qu’il a peur de viser à côté.

 

2. Négligez le QQOQCCP*

Ces préceptes académiques d’un autre temps sont parfaitement inapplicables en entreprise. Ils ne sont que le résultat de recherches empiriques sur les méthodes communes d’analyse et de compréhension entre des individus aux expériences différentes.

Voilà pourquoi, pour rater votre cahier des charges, vous ne devez surtout pas détailler tous ces éléments.

*Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?

 

3. Employez un vocabulaire interne …

… et ne le détaillez surtout pas, avec un lexique par exemple. Quelle idée ! Ainsi, vous êtes certain que votre fournisseur pourra mal interpréter vos demandes, et donc mal y répondre.
En revanche, l’utilisation de sigles, de raccourcis, ou de renvois à des documents non fournis est grandement recommandée pour déstabiliser votre fournisseur et nuire à la pertinence de votre cahier des charges.

 

4. Interdisez la possibilité de clarification

En effet, certains prestataires ont pris la fâcheuse habitude de lire les cahiers des charges qui leur sont transmis, et surtout, de poser des questions au donneur d’ordre afin de clarifier les besoins exprimés. En ne laissant pas cette possibilité, vos fournisseurs potentiels resteront dans le flou, et vous limiterez évidemment tout risque de réponse pertinente.

 

5. Ignorez toute illustration

Réaliser des maquettes des écrans souhaités, même sommaires, ou des schémas expliquant clairement vos attentes, risquerait de favoriser la compréhension de votre besoin. Non, pour rater votre cahier des charges, prévoyez plutôt l’utilisation de textes (non mis en forme de préférence) afin de réduire la clarté de votre propos.

 

6. Rendez impossible toute comparaison …

… entre les différentes offres reçues. Pour cela, évitez de demander les éléments chiffrables (coût, délai, couverture du service support…), et toute possibilité d’expliquer en complément les chiffres annoncés. Ainsi, vous êtes certain de pouvoir être amené à comparer des éléments sans savoir ce qu’ils recouvrent, et donc de retenir l’offre la moins adaptée à vos besoins.

 

7. Restez flou sur la mesure de performance

Un cahier des charges vraiment inefficace ne doit pas refléter le niveau d’importance du projet pour votre entreprise.

En effet, indiquer clairement la manière dont les prestations choisies seront mesurées au regard d’indicateurs clairs, préalablement définis, pourrait laisser entendre que le projet présente un intérêt pour votre entreprise ; mieux vaut donc les éviter.

Si par mégarde vous avez défini un indicateur clé pertinent, surtout ne mesurez pas sa valeur avant le démarrage du projet. Pas de risque de pouvoir évaluer l’impact de la solution retenue.

 

8. Ne précisez pas d’enveloppe budgétaire

Les offres des fournisseurs potentiels peuvent s’avérer très différentes, au regard des technologies utilisées, du temps consacré à la prestation intellectuelle associée, et aux niveaux d’accompagnement post-projet.
Ainsi, les enveloppes budgétaires peuvent avoir une forte amplitude.

Ne pas préciser le budget envisagé dans le cadre de votre projet permettra ainsi de vous faire perdre du temps à analyser des offres qui, de toute façon, ne pourront pas aboutir.

 

9. Envoyez sans vérification interne …

… votre cahier des charges à l’ensemble des prestataires identifiés. En effet, les autres équipes de votre entreprise pourraient avoir un regard complémentaire sur la réalité terrain à prendre en compte.

 

 

Un autre risque évident serait aussi de créer une dynamique d’entreprise autour de votre projet, et de favoriser ainsi son aboutissement.
Mieux vaut donc envoyer votre document sans relecture ni validation.

 

10. Ne tenez pas compte des références clients

Surtout pas ! Les répondants, pensant bien faire, peuvent parfois vous indiquer des références clients auprès desquels des projets similaires ont été menés.

Il est très important pour rater votre cahier des charges de ne pas vous intéresser à ces exemples, et de ne pas contacter les références mentionnées. En effet, vous pourriez obtenir conseils, feedbacks ou bonnes idées, et risqueriez ainsi d’avancer dans la bonne direction.

 

Pour conclure

Et voilà, vous avez tous les éléments pour rédiger un cahier des charges vraiment inutilisable.
Aucun risque de voir votre projet avancer sereinement, et de garantir l’atteinte des objectifs recherchés.

Sauf si bien-sûr vous faites l’erreur finale de choisir un prestataire expérimenté, disponible, maîtrisant le développement de son produit et ayant un véritable sens de l’anticipation des besoins de production.
Avec sa vision orientée production et efficacité, il risquerait bien malgré tout de faire aboutir votre projet… Le piège.

 

Florian Cassin
Sales Engineer chez CT Infodream
florian.cassin@infodreamgroup.com